深 圳 市 衆 恒 隆 實 業 有 限 公 司SHENZHENZHONGHENGLONG INDUSTRIAL CO.,LTD.
程序文件
文件名稱: 申訴機制
文件編号：ZHL/P-005-2023
版本：A2.0
編制：魏聖坤
審核：曹健
批準：劉敬旭
生(shēng)效日期: 2023-11-08
1、目的
爲加強黃金/白(bái)銀負責任采購供應鏈合規性管理，根據 《LBMA負責任黃金/白(bái)銀指南(nán)》的要求，确保采購供應鏈無侵犯人權、洗錢及恐怖融資(zī)等行爲。公司制定了含金/銀物(wù)料和采購審查制度，供應商(shāng)都應配合公司盡職調查小(xiǎo)組的審查。各供應商(shāng)應遵守國家相關法律法規，對供應的黃金/白(bái)銀确保來源和去(qù)向合規。允許公司的相關方（受影響人員(yuán)或舉報者）說出與采礦、貿易、加工(gōng)和出口情況有關的疑慮并得到妥善處理。
2、依據
《LBMA負責任黃金指南(nán)第9版》、《LBMA負責任白(bái)銀指南(nán)第2版》、《黃金/白(bái)銀負責任采購供應鏈盡職調查政策》
3、适用範圍
本機制适用于本公司的相關方及本公司涉及負責任采購供應鏈相關工(gōng)作的部門、單位及人員(yuán) 。
4、 管理機構及職責
公司設立申訴工(gōng)作處理小(xiǎo)組，成員(yuán)由合規總監、合規風控官、合規專員(yuán)組成，工(gōng)作組負責對申訴的處理。
5 、工(gōng)作程序
5.1 申訴信息的收集
公司設立聯系/申訴渠道：
合規總監 鄒家浩 0755-25683238 478152938@qq.com
合規風控官 曹健 0755-29500999 Ken@zhlsz.net
公司在官網公告欄予以公布申訴渠道，電話(huà)、電子郵箱用于接收相關的詢問和申訴，由公司合規專員(yuán)定期查看。
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5.2申訴的内容
相關方對公司的供應鏈管理提起申訴時，該申訴需包含以下(xià)内容：
（1）具體(tǐ)說明向何種決定提起申訴及理由；
（2）附相關書(shū)面證據；
（3）具體(tǐ)說明在提出申訴之前采取了哪些步驟來解決問題。
5.3 申訴信息的分(fēn)類
公司需對接收到的詢問和申訴信息進行分(fēn)類識别，申訴信息分(fēn)爲一(yī)般信息、特殊/重要申訴信息、不予受理信息。
5.3.1一(yī)般信息：相關方對公司負責任采購供應鏈管理的咨詢、供應商(shāng)的調查問卷等。
5.3.2 特殊或重要申訴信息：
（1）管理不符合LBMA要求的信息；
（2）對供應商(shāng)的采購涉及公司識别的零容忍、高風險區域的信息；
（3）對供應商(shāng)的采購不符合公司的黃金/白(bái)銀負責任采購供應鏈盡職調查政策的信息。
5.3.3不予受理信息：
（1）瑣碎的、惡意的、無理取鬧的或是爲了獲得競争優勢而産生(shēng)的投訴。
（2）沒有令人信服的客觀證據支持的投訴。
5.4 申訴的處理
5.4.1關于匿名申訴
支持匿名申訴，申訴工(gōng)作處理小(xiǎo)組不得對工(gōng)作小(xiǎo)組以外(wài)的任何人洩露申訴人信息，對于可能涉及申訴人信息的申訴内容予以保密，如申訴内容與工(gōng)作小(xiǎo)組成員(yuán)有利害關系，工(gōng)作小(xiǎo)組應立即要求該成員(yuán)避嫌。如發現有任何打擊報複申訴人的情況，公司将對相關涉事員(yuán)工(gōng)按公司章程嚴肅從重處理，如涉嫌違法犯罪，立即報案并移送司法機關處理。
5.4.2申訴處理流程
申訴處理小(xiǎo)組工(gōng)作組應在收到申訴後 10 個工(gōng)作日内确認收到申訴，在基于申訴是否符合5.3的基礎上确認接受或拒絕申訴。
如果申訴被拒絕，應向申訴方提供書(shū)面解釋，并記錄在案。不得采取進一(yī)步行動。
對特殊重要申訴信息由申訴處理小(xiǎo)組在決定受理後30個工(gōng)作日内對上訴或投訴進行調查、審查和裁決。處理小(xiǎo)組應盡最大(dà)努力在截止日期前完成工(gōng)作。在極少數情況下(xià)可能需要額外(wài)的時間。申訴處理小(xiǎo)組應采取合理措施，包括召開(kāi)一(yī)次或多次會議，以作出合理決定。這類措施的例子包括:
（1）咨詢專家；
（2）請求申訴方或其他人提供更多信息；
（3）申訴方不合作可被視爲中(zhōng)止該程序的理由。申訴處理小(xiǎo)組應協商(shāng)一(yī)緻決定是否中(zhōng)止申訴程序；
（4）申訴決定以書(shū)面形式傳達給申訴方，申訴決定應包含：
① 申訴決定
② 申訴決定是如何以及何時做出的
③ 任何新的建議
合規專員(yuán)定期總結風險情況處理結果，并在公司官網公示申訴内容、處理方式及處理結果，合規風控官負責全程監督風險減緩措施的實施并向合規總監彙報進度，在風險減緩措施實施完成後，由合規總監定期評估措施的有效性并作出總結和評價。
5.5申訴的記錄
申訴工(gōng)作處理小(xiǎo)組應将收到的申訴記錄在案，包括以下(xià)内容:
（1）何人何時提交申訴；
（2）申訴的類型、問題或主題以及随申訴提交的信息；
（3）接受或拒絕決定。
